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Fahrtenbuch führen: Nützliche Tipps

Ein Fahrtenbuch führen müssen Sie, wenn Sie einen Firmenwagen auch im privaten Umfeld einsetzen oder wenn Sie gegen die Straßenverkehrsordnung verstoßen. Welche Details Sie zum Fahrtenbuch kennen sollten, erklären wir Ihnen in diesem Beitrag.

14.01.2022 | R+V24 Team

Sobald Sie als selbstständiger Unternehmer oder Arbeitnehmer den Firmenwagen auch für private Fahrten nutzen, haben Sie zwei Möglichkeiten: Entweder Sie versteuern die private Nutzung pauschal über die 1-Prozent-Regelung (Stichwort: geldwerter Vorteil) oder Sie entscheiden sich dafür, ein Fahrtenbuch zu führen.

  • Das Führen eines Fahrtenbuchs ist vor allem dann sinnvoll, wenn der Listenpreis des Fahrzeugs recht hoch ist oder Sie mit dem Kfz nur sehr wenige private Fahrten unternehmen.
  • Führen Sie ein Fahrtenbuch, müssen Sie nur die tatsächlichen Fahrten versteuern. Zusätzlich fließen natürlich die Unterhaltskosten des Autos mit ein, wie z.B. Reparaturen, Autopflege, Sprit usw. Grundvoraussetzung hierfür ist, dass Sie alle Kosten über entsprechende Belege nachweisen können.

Was müssen Sie beim Fahrtenbuch führen beachten?

Sobald Sie berufsbezogene Dinge privat verwenden, gilt es in gewissen Fällen, die Nutzung zu dokumentieren. Ein Fahrtenbuch müssen Sie führen, wenn Sie einen Firmenwagen auch für Privatfahrten nutzen. Damit diese Art von Nachweis richtig und vollständig ist, sollten Sie folgende Angaben unbedingt vermerken:

  • Ihr Autokennzeichen
  • Der Kilometerstand zum Jahresbeginn bzw. zum Jahresende
  • Dokumentieren Sie alle Fahrten lückenlos (Datum, Start- bzw. Zielort, Zeitpunkt für Beginn und Ende der Fahrt, Pausen)
  • Sobald mehrere Personen das Fahrzeug nutzen, müssen Sie auch den Namen des Fahrers jedes Mal eintragen.
  • Den Grund der Fahrt: Im Prinzip müssen Sie beim Fahrtenbuch zwischen fünf verschiedenen Arten von Fahrten unterscheiden:
  • Fahrten bei doppelter Haushaltsführung: Hier ist der Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt anzugeben, genauso wie der Zeitpunkt der Fahrt.
  • Dienstliche Fahrten: Bei dienstlichen Fahrten sind folgende Angaben zu machen: der ursprüngliche Grund für die Fahrt, Zeitpunkt, Kilometerstand (Fahrtanfang/Fahrtende), potenzielle Umwege und Gründe hierfür.
  • Fahrten, die Sie in Verbindung mit anderen Einkünften erledigen: Hierfür müssen Sie vermerken, zu welchem Zeitpunkt Sie mit dem Dienstwagen losfahren bzw. ankommen und wie der Kilometerstand vor bzw. nach der Fahrt
  • Arbeitsweg: Wenn Sie mit dem Wagen zur Arbeit fahren, müssen Sie den Zeitpunkt für Anfang und Ende sowie den Kilometerstand dokumentieren.
  • Private Fahrten: Nutzen Sie das Auto für private Zwecke, muss auch hierfür der Beginn und das Ende der Fahrt und der Kilometerstand vor und nach der Fahrt nachvollziehbar sein.

Welche Mindestanforderungen muss ein Fahrtenbuch erfüllen?

Damit Sie ein professionelles und seriöses Fahrtenbuch vorzeigen können, sollten Sie einige Kriterien einhalten:

  • Ein handgeschriebenes Fahrtenbuch kann ein Heft oder ein gebundenes Buch sein.
  • Achten Sie darauf, dass Sie die Einträge gut leserlich und vollständig in das Fahrtenbuch schreiben.
  • Seien Sie beim Eintragen genau und konzentriert. Ein Verändern der eingetragenen Daten ist verboten.
  • Wenn Sie ein elektronisches Fahrtenbuch führen, müssen Sie sicherstellen, dass die im System gemachten Einträge nicht nachträglich verändert werden können.
  • Die gemachten Aufzeichnungen müssen Sie für zehn Jahre aufbewahren.
  • Ein Fahrtenbuch als Word-Datei oder Excel-Tabelle akzeptiert das Finanzamt nicht, da diese Art von Fahrtenbuch unbemerkt verändert werden kann.

Tipp:

Ein elektronisches Fahrtenbuch ist eine komfortable Lösung, da Sie hier bei hochwertigen Systemen nicht mehr jede Fahrt einzeln notieren müssen. Sie werden automatisch per GPS erfasst und über die App direkt an den Computer weitergeleitet. Danach müssen Sie nur noch den Grund für die Fahrt ergänzen.

Wie müssen Sie ein Fahrtenbuch richtig für das Finanzamt führen?

Auf eines legt das Finanzamt beim Führen eines Fahrtenbuches Wert, und zwar Genauigkeit. Es lohnt sich nicht zu schludern, denn Unstimmigkeiten können ganz schnell aufgedeckt werden, indem das Finanzamt einfach die dazugehörigen Belege und Rechnungen prüft. Hierunter fällt zum Beispiel, ob die Tankquittungen mit dem im Fahrtenbuch angegebenen Orten übereinstimmen.

Damit das Finanzamt Ihre Eintragungen im Fahrtenbuch als glaubwürdig einstuft, sollten Sie einige Tipps beachten:

  • Das Finanzamt will natürlich wissen, wie zeitnah Sie die Einträge im Fahrtenbuch tätigen. Meist sind am Schreibtisch verfasste Fahrtenbücher deutlich ordentlicher als Fahrtenbücher, deren Einträge beim Ein- und Aussteigen im Fahrzeug entstehen.
  • Entdeckt das Finanzamt Fehler, können die Beamten das Fahrtenbuch verwerfen und automatisch die 1-Prozent-Regelung anwenden.
  • Achten Sie darauf, dass nachträgliche Änderungen oder Ergänzungen immer sichtbar bzw. gut erkennbar sind, d.h. so durchstreichen, dass die fehlerhaften Informationen immer noch lesbar sind. Bei einem elektronischen Fahrtenbuch sollten Sie Änderungen dokumentieren.
  • Auch bei Leasingfahrzeugen ist ein Fahrtenbuch auszufüllen, sobald Besitzer die Autos auch für private Fahrten verwenden. Dabei können Sie die Kosten für Versicherungen, Inspektion, Reparaturen und Benzin geltend machen. Private Fahrten müssen Sie dagegen versteuern.
  • Verlieren Sie als Unternehmer Ihr Fahrtenbuch, wendet das Finanzamt automatisch die 1-Prozent-Regelung an.

Hinweis:

Zum Thema Genauigkeit zählt ebenfalls, dass Sie alle Fahrten auch tatsächlich am jeweiligen Tag bzw. zum jeweiligen Zeitpunkt eintragen. Es ist nicht zulässig, Einträge im Fahrtenbuch rückwirkend zu erstellen.

Abgesehen von einem Fahrtenbuch müssen Sie beim Firmenwagen weiteres beachten:

  • Wo können Sie diesen parken?
  • Wer zahlt Reparaturen?
  • Wer zahlt die Kfz-Versicherung?
  • Wie müssen Sie diesen versteuern?

Bei der Frage, ob Firmenwagen oder Privatfahrzeug müssen Sie also einiges beachten.

Wann müssen Fahrzeughalter ein Fahrtenbuch führen?

Sobald Sie gegen die Straßenverkehrsordnung verstoßen, droht Ihnen ein Bußgeldbescheid. Damit dieser zugestellt werden kann, wird der Halter des Fahrzeugs ermittelt (Stichwort: Fahrerhaftung). Schwierig wird es, wenn Fahrzeughalter und Fahrzeugführer nicht identisch sind. Kann die Behörde über die Befragung des Halters innerhalb der Verjährungsfrist den Fahrer nicht zweifelsfrei identifizieren, besteht die Möglichkeit, den Fahrer zum Führen eines Fahrtenbuches zu verpflichten.

  • Die Verjährungsfrist bei einem normalen Bußgeldverfahren beträgt 3 Monate. Wird ein Anhörungsbogen verschickt, verlängert sich die Frist um 3 Monate.
  • Ein Fahrtenbuch wird nur dann verpflichtend angeordnet, wenn es zur begangenen Ordnungswidrigkeit verhältnismäßig ist. Das wäre z.B. bei einem Unfall mit Fahrerflucht der Fall oder beim Fahren eines Autos unter Alkoholeinfluss. Aber auch das Fahren über eine rote Ampel oder Geschwindigkeitsverstöße können dazu führen, dass dem Halter das Führen eines Fahrtenbuches zur Auflage gemacht wird.

Ein Fahrzeughalter muss bei einer Anhörung nur Angaben zu seiner eigenen Person machen. Bei allen anderen Fragen kann er das Zeugnisverweigerungsrecht nutzen. Es sollte aber klar sein, je weniger der Halter mitwirkt, den tatsächlichen Fahrer zu ermitteln, desto größer ist die Gefahr, dass der die Auflage für ein Fahrtenbuch erhält. Diese Auflage kann entweder eines, mehrere und/oder alle zukünftigen Fahrzeug betreffen. Auch in diesem Fall bietet es sich an, ein elektronisches Fahrtenbuch zu führen. Die digitale Vorlage ist sehr genau und vermittelt in diesem Fall einen seriöseren Eindruck im Gegensatz zu einer handgeschriebenen Version.

Hinweis:

§ 31 a StVZO (Straßenverkehrszulassungsordnung) bildet die rechtliche Grundlage für das Anordnen eines Fahrtenbuches. Diese Anordnung kann sich auch ein, mehrere und/oder alle zukünftigen Fahrzeuge beziehen. Die Pflicht zum Führen eines Fahrtenbuches gilt meist nur für ein paar Monate, kann aber bei Bedarf verlängert werden.

Welche Angaben müssen in einem nach § 31 a StVZO angeordneten Fahrtenbuch enthalten sein?

Damit das Fahrtenbuch den Erwartungen der Behörde entspricht, müssen Sie folgende Informationen eintragen:

  • Name und Adresse des Fahrzeugführers
  • Kennzeichen des betroffenen Kfz
  • Datum und Uhrzeit der Fahrt
  • Unterschrift des Fahrers

Die Dauer: Wie lange muss man ein Fahrtenbuch führen?

Wie lange Sie ein Fahrtenbuch führen müssen, hängt davon ab, aus welchem Grund Sie überhaupt dieses Dokument vervollständigen müssen. Handelt es sich prinzipiell um ein Fahrtenbuch für einen Dienstwagen, müssen Sie es so lange führen, bis das Auto nicht mehr im Besitz der Firma ist.

Wann lohnt sich das Fahrtenbuch für private Zwecke?

Das Führen eines Fahrtenbuches für ein privates Auto macht sich nur dann bezahlt, wenn es ein sehr teurer Wagen ist, der auch hohe Unterhaltskosten verursacht. In diesem Fall müssen Sie praktisch über 0,30 Euro pro Kilometer Kostensatz kommen.

R+V24 Team Experten rund ums Auto

Mehr als nur die Versicherung von Fahrzeugen! Das R+V24-Team der Kfz-Versicherung schreibt über Erfahrungen sowie Kenntnisse rund um das Thema Auto, Motorrad, Roller und Co. So arbeitet ein bunt gemischtes Team daran, die Faszination und das Wissen für alles auf Rädern hier im Magazin zu teilen.

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